Alles over aanbesteden Alles over aanbesteden

Inschrijvers hebben te maken met een enorm aanbod van aanbestedingen. Inschrijven op al die aanbestedingen is geen optie en dus zal men een keuze moeten maken. Op basis van welke argumenten maken inschrijvers die keuze? Met een bid-no bid analyse. Kunnen we het, hebben we de capaciteit nu en straks bij de uitvoering en niet onbelangrijk, willen we het? Het zijn allemaal vragen die bij elke relevante aanbesteding weer aan de orde komen. Er dient een focus te komen op een of twee aanbestedingen, anders wordt het schieten met hagel op meerdere aanbestedingen. Om tot besluitvorming te komen bekijken inschrijvers iedere aanbesteding vanuit meerdere interne en externe aspecten plus natuurlijk de hamvraag of het financieel ook iets oplevert. Al deze aspecten komen in deze podcast aan de orde.

Deze podcast gaat over een regelmatig terugkerend onderwerp in de gesprekken die Octavia en ik voeren over het aanbesteden, namelijk de jeukwoorden. Woorden die óf overbodig zijn óf vervangen kunnen worden door andere woorden die de lading dekken óf voor verwarring en/of onduidelijkheden zorgen. Zowel aanbestedende diensten als inschrijvers hebben er baat bij als we in onze aanbestedingsdocumenten gebruik maken van voor iedereen begrijpelijke taal. Het voorkomt misverstanden, schept geen verwachtingen die we van beide kanten (toch) niet kunnen waarmaken en kan er zelfs voor zorgen dat we de gang naar de rechtbank niet hoeven te maken. Behalve het (be)noemen van de woorden, geven we in deze podcast ook een aantal tips om het gebruik van jeukwoorden te verminderen en, voor zover mogelijk, tot nul terug te brengen.

Na het communiceren van een voornemen tot gunning en afwijzing, vinden er vanuit de aanbestedende dienst gesprekken plaats met de geselecteerde inschrijver, het zogenaamde verificatiegesprek, en de afgewezen inschrijvers die behoefte hebben aan een nadere toelichting op hun afwijzing. Wie neemt het initiatief voor die gesprekken? Wat is het doel van beide soorten gesprekken? Welke onderwerpen staan er op de agenda? Wat mag je tijdens die gesprekken wel of niet bespreken? Wanneer vindt die gesprekken plaats? Wat is de toegevoegde waarde: voor inschrijver, voor de aanbestedende dienst? Vind er nog een follow up of terugkoppeling plaats? Moet je die gesprekken schriftelijk vastleggen? En zo ja, wat is dan de status van die schriftelijke vastlegging? Maakt die bij een verificatiegesprek onderdeel uit van de af te sluiten overeenkomst?

Een presentatie door inschrijvers laten verzorgen, als onderdeel van een aanbesteding. Het is een regelmatig terugkerend onderwerp van gesprek bij aanbestedende diensten. Een goede invulling met aandacht voor de basisprincipes van het aanbesteden is belangrijk. Het besluit of een presentatie deel gaat uitmaken van een aanbesteding wordt dus aan de voorkant genomen. Het bepaalt namelijk hoe je je aanbesteding moet inrichten. Past men de presentatie toe als een apart gunningscriterium of gebruikt men de presentatie ter verificatie van de antwoorden op de gunningscriteria? Wanneer zijn presentaties van toegevoegde waarde? Hoe kijken inschrijvers naar een presentatie? Wat doen zij om zich voor te bereiden op een presentatie? En, heel belangrijk, welke beoordelingscriteria kun je voor een presentaties formuleren en hoe dienen beoordelaars daar mee om te gaan?

Het beoordelen van kwaliteit bij aanbestedingen vormt een terugkerend onderwerp. In de praktijk blijkt dat nog niet zo gemakkelijk. Het levert doorgaans veel gesprekstof op. Bij aanbestedende diensten als ze de open vragen voorbereiden en de antwoorden moeten beoordelen. Bij inschrijvers als ze het voornemen tot gunning hebben ontvangen. Heeft de beoordeling correct plaatsgevonden en klopt de gegeven onderbouwing? Welke benaming hebben de open vragen in aanbestedingsdocumenten? Hoe verloopt het proces van vragen opstellen en vervolgens beoordelen? Wie zijn er betrokken bij het opstellen van de vragen? En wie bij het beoordelen van de antwoorden? Waar zit hem de uitdaging in voor aanbestedende diensten? En wat kunnen inschrijvers met de toelichting over de beoordeling?

Je maakt als aanbestedende dienst gebruik van groslijsten bij het aanbesteden van diensten, leveringen en werken onder de aanbestedingsdrempel. Het zijn lijsten met de namen van leveranciers die geïnteresseerd én geschikt zijn om deel te nemen aan enkel- en meervoudig onderhandse aanbestedingen. Maar hoe werkt zo’n groslijst precies? Wanneer en hoe pas je een groslijst toe? Hoe komen inschrijvers te weten welke aanbestedende diensten voor welke inkoopsegmenten gebruik maken van groslijsten? Wat moeten inschrijvers ervoor doen om op die groslijst te komen? Welke voor- en nadelen zijn eraan verbonden? Zijn de PONT-principes (proportioneel, objectief, niet-discriminerend, transparant) ook hier van toepassing? Hoe beheer je die groslijsten en kan contractmanagement daar een rol bij spelen?